Les comités sociaux et économiques collectent, utilisent et conservent quotidiennement de nombreuses données personnelles. Pourtant, les élus disposent encore rarement d’une formation et d’outils réellement adaptés à leurs missions.
Pour répondre à cette problématique, ACX Conseil enrichit son offre avec une nouvelle formation spécialisée :
« CSE et RGPD : protéger les données des salariés et sécuriser les pratiques du comité »
Cette formation propose une approche concrète, spécialement pensée pour les élus. Elle leur permet de comprendre leurs responsabilités, de sécuriser les informations confiées au CSE et de mieux exercer leur rôle face aux dispositifs de traitement ou de contrôle mis en place dans l’entreprise.
Le CSE traite de nombreuses données personnelles
Dans le cadre de ses missions, le CSE peut détenir des informations concernant :
- l’identité et les coordonnées des salariés ;
- leur situation familiale ;
- leurs enfants ou ayants droit ;
- leur rémunération ou leur quotient familial ;
- leurs coordonnées bancaires ;
- les inscriptions aux voyages et activités sociales et culturelles ;
- les justificatifs remis pour bénéficier d’une prestation ;
- les réclamations individuelles et collectives ;
- les accidents du travail et les conditions de travail ;
- les signalements de harcèlement ;
- les enquêtes internes ;
- certaines situations sociales ou médicales particulièrement sensibles.
Ces données peuvent être enregistrées dans des fichiers Excel, conservées dans une messagerie, partagées dans un espace numérique, transmises à un prestataire ou stockées sous format papier dans le local du CSE.
Chaque opération présente des risques : accès par une personne non autorisée, conservation excessive, utilisation détournée, erreur de destinataire, perte d’un document, piratage d’un compte ou transmission insuffisamment sécurisée.
Un manque d’accompagnement spécifique pour les élus
Les formations générales consacrées au RGPD abordent principalement les responsabilités de l’entreprise, des ressources humaines, des services informatiques ou du délégué à la protection des données.
Elles répondent rarement aux questions très concrètes rencontrées par les élus :
- Le CSE peut-il demander un avis d’imposition pour attribuer une prestation ?
- Peut-il conserver la liste des enfants des salariés ?
- Qui peut consulter les justificatifs transmis ?
- Combien de temps les données doivent-elles être conservées ?
- Un ancien élu peut-il conserver les fichiers du comité ?
- Peut-on utiliser une adresse électronique personnelle ?
- Comment transmettre des informations à un prestataire de billetterie ou de voyages ?
- Que faire lorsqu’un fichier est envoyé au mauvais destinataire ?
- Comment répondre à un salarié qui demande l’accès ou la suppression de ses données ?
- Quelles questions poser à l’employeur lors de la mise en place d’une vidéosurveillance, d’un badgeage ou d’un dispositif de géolocalisation ?
Cette absence d’accompagnement laisse parfois les élus seuls face à des responsabilités qu’ils connaissent encore insuffisamment.
Une formation entièrement consacrée aux réalités du CSE
ACX Conseil fait le choix d’une formation spécialisée, construite autour des missions et des pratiques réelles des représentants du personnel.
La formation aborde deux dimensions complémentaires.
Protéger les données détenues par le CSE
Les élus apprennent à identifier les données collectées, à limiter leur utilisation à ce qui est réellement nécessaire, à organiser leur conservation et à définir les personnes autorisées à y accéder.
Ils travaillent également sur la sécurisation des fichiers, des messageries, des documents papier, des espaces partagés et des échanges avec les prestataires.
Défendre les droits des salariés
Le CSE doit aussi être capable d’examiner les projets de l’employeur susceptibles d’affecter la vie privée et les droits des salariés :
- vidéosurveillance ;
- géolocalisation ;
- contrôle de l’activité ;
- badgeage ;
- suivi du temps de travail ;
- évaluation professionnelle ;
- outils de recrutement ;
- intelligence artificielle ;
- dispositifs numériques de surveillance ou de mesure de la performance.
La formation permet aux élus d’identifier les points de vigilance et de préparer les questions utiles dans le cadre de leurs attributions.
Une véritable boîte à outils remise aux participants
La force de cette nouvelle formation repose sur ses livrables. Les élus ne repartent pas uniquement avec des connaissances : ils disposent de supports immédiatement exploitables dans leur CSE.
La boîte à outils peut notamment comprendre :
- une checklist complète de conformité ;
- une cartographie des données traitées par le CSE ;
- un modèle de registre des activités de traitement ;
- des fiches préremplies pour les principales activités du comité ;
- un tableau des finalités et des bases juridiques ;
- une grille d’identification des données sensibles ;
- un tableau des durées de conservation ;
- une procédure d’archivage et de suppression ;
- une politique de protection des données adaptée au CSE ;
- une charte de confidentialité destinée aux élus ;
- un engagement individuel de confidentialité ;
- une matrice des droits d’accès ;
- une procédure de gestion des habilitations ;
- une charte d’utilisation de la messagerie et des espaces partagés ;
- une checklist de sécurité informatique et documentaire ;
- une procédure de transmission des informations lors du renouvellement du CSE ;
- des modèles de mentions d’information pour les salariés ;
- des mentions adaptées aux formulaires d’inscription aux activités sociales et culturelles ;
- un formulaire permettant aux salariés d’exercer leurs droits ;
- une procédure de traitement des demandes d’accès, de rectification ou d’effacement ;
- des modèles de réponses aux salariés ;
- une fiche réflexe en cas d’erreur d’envoi ;
- une procédure de gestion des violations de données ;
- un formulaire interne de signalement d’un incident ;
- un registre de suivi des incidents ;
- une grille d’évaluation des prestataires ;
- un questionnaire RGPD à transmettre aux fournisseurs ;
- une checklist dédiée aux plateformes de billetterie et de gestion des activités sociales et culturelles ;
- une grille d’analyse des dispositifs présentés par l’employeur ;
- une liste de questions à poser lors des consultations du CSE ;
- une fiche de vigilance sur l’intelligence artificielle ;
- un plan d’action personnalisé ;
- un tableau de suivi des mesures correctives ;
- un mémo des bons réflexes de l’élu ;
- une affiche de sensibilisation destinée au local du CSE.
Les documents remis sont à adapter à l’organisation, aux moyens et aux traitements réellement mis en œuvre par chaque comité.
Une pédagogie fondée sur des situations réelles
La formation s’appuie sur des études de cas directement inspirées du quotidien des élus :
- attribution de chèques cadeaux ;
- organisation d’un voyage ;
- gestion des ayants droit ;
- réception d’un signalement ;
- enquête faisant suite à un accident du travail ;
- transmission d’un fichier à un prestataire ;
- départ d’un élu ;
- utilisation d’une messagerie personnelle ;
- perte d’un ordinateur ou d’un document ;
- erreur de destinataire ;
- demande d’accès formulée par un salarié ;
- présentation d’un dispositif de surveillance par l’employeur.
Chaque situation permet aux participants de comprendre les règles applicables, d’identifier les risques et de choisir une réponse proportionnée.
Des résultats directement applicables
À l’issue de la formation, les participants seront notamment capables de :
- reconnaître une donnée personnelle ;
- identifier les traitements réalisés par leur CSE ;
- distinguer les responsabilités du CSE de celles de l’employeur ;
- limiter la collecte aux informations nécessaires ;
- informer correctement les salariés ;
- définir des règles d’accès et de conservation ;
- sécuriser les documents et les outils utilisés ;
- encadrer les relations avec les prestataires ;
- répondre aux demandes des salariés ;
- réagir efficacement en cas d’incident ;
- analyser les dispositifs susceptibles de porter atteinte aux droits des salariés ;
- construire un plan d’action adapté à leur comité.
Une nouvelle spécialisation au service des élus
Avec cette nouvelle formation, ACX Conseil poursuit un objectif clair : rendre le RGPD compréhensible, concret et applicable par les représentants du personnel.
Il ne s’agit pas de transformer les élus en juristes ou en délégués à la protection des données. Il s’agit de leur donner les connaissances, les méthodes et les outils nécessaires pour protéger les informations qui leur sont confiées et exercer leur mandat avec davantage de sécurité.
Vous souhaitez sécuriser les pratiques de votre CSE ?
ACX Conseil vous accompagne dans la mise en place d’une formation adaptée à la taille de votre comité, à ses activités et aux outils qu’il utilise.
Contactez-nous pour découvrir la formation “CSE et RGPD” et construire une intervention adaptée aux besoins de vos élus.